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如何確保上級和下級溝通的通暢

瀏覽次數: 日期:2019年7月22日 10:13

一項調查表明,管理者70%的時間都是用在溝通上,例如開會、談判、做報告、討論問題、交代工作等,而70%的問題又都是由于溝通不暢引起的。上司與下屬之間只有達成共識,才能相向而行,下屬做出來的正是上司希望得到的。

這里提供7個方法,或者能夠幫助管理者解決信息失真,提高溝通效率,促進團隊有效執行。

一:明確時間和進度

沒有最后期限的工作就等于永遠不可能完成的工作。在你布置工作的同時,要明確告訴下屬什么時候必須完成,關鍵的時間節點在哪里、在不同的時間節點都要完成哪些階段成果。

執行過程中還要委派他人或親自檢查進展情況,時刻提醒下屬要按時、按質、按量完成工作,只有保證過程的完美,才能得到滿意的結果。一般來講,按照5W2H的方法,就可以讓工作布置變得明確具體。二:確保說清楚了

給下屬布置任務時,作為上司,必須清楚地了解工作任務:需要完成什么任務?任務完成的標準是什么?哪些是完成工作的關鍵環節?下屬工作完成過程會遇到哪些困難?自己能提供怎樣的支持?布置工作時員工會有什么反應?等。

而現實中,很多管理者用簡單的、籠統的幾句話來布置任務,似乎有意要考驗下屬的領悟能力,結果是下屬沒聽清沒聽懂,卻又不好意思反問,只好靠自己的臆想來猜測,致使任務難以有效完成。建議將任務以書面化的形式確認,如用電子版文件、手寫、郵箱或即時通訊等方式,讓你的下屬對任務一目了然。

三:確保下屬應明白了

為了確保工作任務的有效完成,上司必須讓下屬有機會將工作任務疑惑、疑問或不明白表達出來,并得到你的具體回復和解決,使工作任務更加細致、清晰,使得下屬接受工作任務時明明白白:知道要做什么?怎么做?做成怎樣?當工作部署完了之后,管理者可以用復述和詢問來了解下屬是否真的明白了工作要求:

——“好的,我要說的就這些,為了防止偏差,請你復述一下我剛才的要點好嗎?”

——“好的,我要說的就這些,對這項任務,你有什么意見或建議嗎?”

——“好的,我要說的就這些,你有什么不清楚的地方嗎?”

四:清晰地闡明你對下屬的期望

下屬不清楚上司對自己的期望標準,這是上司的失職。如果是這樣,你首先要補上這一課,找你的下屬做一次深刻的溝通,清晰地表明你對他的期望和要求,把話說白了,說通了,大家都痛快。

五:做好事前、事中的跟進溝通

(1)傾聽下屬的想法

華為總裁任正非說:“要讓聽得見炮聲的人做決策。”員工工作在第一線,他們也許更了解實際情況,更知道用什么樣的方法是最好的。

(2)引導下屬的想法

有時候下屬從自己的角度出發,看問題找方法可能是片面的,可能會與團隊的整體工作或者長遠利益有沖突,這時候,上司應該積極鼓勵,耐心引導,分析他們意見的利弊,讓下屬認識到自己的局限性。(3)告訴原因

不僅要告訴下屬做事的方法,還要告訴下屬為什么這樣的方法是對的,是好的。如果不按照這樣的方法做會產生什么樣的不利后果。

(4)適時檢查反饋

把工作任務分解為幾個小的階段,與下屬一起明確工作過程中的關鍵節點,以及在這些關鍵節點時的溝通要求,通過了解進展情況,及時輔導,使之朝期望的方向前進。

(5)確定優先順序

如果下屬手頭的工作比較多、比較雜,要與下屬一起確定他工作的優先順序,確保上下之間的對工作優先順序的一致認可。

六:先征求意見,在下命令

世界上可能沒有人真正喜歡聽從別人發號施令,相反地,大多數人更愿意別人征求自己的意見和建議。聰明的管理者要知道,每個人都想做主角,特別是那些有能力的員工,如果給予他們尊重與信任,那么,他們一定愿意為你全力以赴。
七:善用即時溝通工具

微博、微信、QQ群、各種網絡圈子等網絡媒體,是日常管理溝通工作的有效補充,是另外一個平臺,能讓管理者看問題更全面,并實現超越時空的互聯互通。就團隊溝通來說,沒有一個渠道或辦法可以完全解決溝通的所有問題。所以,管理者應該充分利用多種渠道和方式去交流,以達成有效管理。

同時,管理者應該用平常心看待微博、微信這樣的溝通平臺,有的員工在這上面發泄情緒和抱怨,而這恰恰給了員工一個情緒疏通、發泄的通道,而且借助這樣的平臺也可以多多了解基層員工的想法、狀態、意見、牢騷,并采取及時管理措施。

所屬類別: 企業文化

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